Privacyverklaring

Pairoli is een dienst van Marshmallow. In deze privacyverklaring bedoelen we met “Pairoli”, “wij” en “ons” Marshmallow, met de gegevens hieronder.

Heb je een vraag over privacy of wil je een van je rechten gebruiken? Mail dan naar privacy@pairoli.com.

Pairoli heeft twee rollen, afhankelijk van de gegevens.

• Verwerkingsverantwoordelijke: voor de gegevens van je account en je abonnement, zoals je naam, e-mailadres, betaalgegevens en hoe je Pairoli gebruikt. Wij bepalen waarvoor en hoe we die gegevens verwerken, en deze privacyverklaring gaat daarover.
• Verwerker: voor de inhoud van de facturen, e-mails en afschriften die jij in Pairoli zet. Daarin kunnen persoonsgegevens staan, bijvoorbeeld van contactpersonen bij je leveranciers. Die gegevens verwerken we in opdracht van jou, als klant. Jij bent daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke. De afspraken daarover staan in het artikel Verwerkersafspraken van onze algemene voorwaarden (https://pairoli.com/voorwaarden).

We verwerken alleen de gegevens die nodig zijn om Pairoli te laten werken:

• Accountgegevens: je naam, e-mailadres, je wachtwoord (alleen versleuteld opgeslagen als hash), je taalvoorkeur en, als je die aanzet, de instellingen voor tweestapsverificatie.
• Teamgegevens: de naam van je team, wie er lid is en met welke rol, de e-mailadressen van mensen die je uitnodigt en je persoonlijke doorstuuradres.
• Abonnement en betaling: je abonnement, je factuurgegevens (zoals bedrijfsnaam, adres en btw-nummer), betaalstatus en onze facturen aan jou. Je betaalgegevens, zoals je kaartnummer, voer je in bij onze betaaldienstverlener Stripe.
• Doorgestuurde e-mails: afzender, onderwerp, datum van ontvangst, de inhoud en de bijlagen van e-mails die naar je doorstuuradres worden gestuurd. Staat er in een e-mail een link naar een factuur, dan kan Pairoli die factuur downloaden.
• Facturen: het PDF-bestand, de tekst die we eruit lezen en de gegevens die we daaruit halen, zoals leverancier, bedrag, valuta, factuurdatum en het btw-nummer, e-mailadres en IBAN van de leverancier.
• Afschriften: het bestand dat je uploadt, de bank of kaartuitgever, de periode en per regel de datum, omschrijving, het bedrag en de valuta, en welke factuur bij welke regel hoort.
• Instellingen en notities: je leveranciers, regels per winkel, notities bij regels en, als je de ophaalbibliotheek gebruikt, welke leveranciers je hebt aangezet, het e-mailadres van je account bij die leverancier en de resultaten van ophaalrondes.
• Activiteitenlog: wie wat heeft gedaan met facturen, afschriften en regels, en wanneer. Zo kun je terugzien wie een koppeling heeft gemaakt of aangepast.
• Technische gegevens: het IP-adres en de browsergegevens (user agent) van je ingelogde sessies, en foutmeldingen van de app, waaruit gevoelige inhoud is weggefilterd.
• Contact: de berichten die je ons stuurt, bijvoorbeeld als je een vraag hebt.

We gebruiken je gegevens alleen voor de doelen hieronder, elk met een grondslag uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG):

• Pairoli leveren: je account aanmaken, je inloggen, facturen ontvangen en uitlezen, afschriften koppelen en je PDF maken. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met jou.
• Abonnement en betaling: je abonnement beheren, betalingen innen en facturen sturen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, en voor het bewaren van onze administratie een wettelijke verplichting.
• Berichten over de dienst: e-mails die bij Pairoli horen, zoals het bevestigen van je e-mailadres, een wekelijks overzicht van regels die nog open staan en meldingen over belangrijke wijzigingen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst. We sturen je geen nieuwsbrieven of andere marketingmail zonder je toestemming.
• Beveiliging en fouten oplossen: misbruik voorkomen, je account beschermen en fouten opsporen en oplossen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en goed werkende dienst.
• Vragen beantwoorden: reageren als je contact met ons opneemt. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang, of de uitvoering van de overeenkomst als je vraag daarover gaat.

Pairoli leest facturen en afschriften eerst uit en koppelt ze met vaste regels. Alleen als dat niet lukt of bij twijfel zetten we een AI-model van Mistral AI in, dat in de EU draait.

Voordat we tekst naar Mistral sturen, halen we er gevoelige gegevens uit: IBAN’s, e-mailadressen, telefoonnummers en regels met een adres worden weggelaten, en van creditcardnummers blijven alleen de laatste vier cijfers over. Gegevens die nodig zijn om te koppelen, zoals de naam van de winkel, het bedrag en de datum, sturen we wel mee. Heeft een factuur geen leesbare tekst, bijvoorbeeld een scan of screenshot, dan sturen we een afbeelding van de pagina’s; die kunnen we niet vooraf schonen.

Wat de AI teruggeeft, controleren we op onze servers. Pairoli koppelt een regel alleen aan een factuur die al in je eigen team staat. Voor het gebruik van AI geldt een limiet per maand; is die bereikt, dan zetten we tijdelijk geen AI in en kun je regels zelf koppelen.

We bewaren de geschoonde tekst die we naar Mistral sturen en het antwoord 30 dagen, om fouten in het uitlezen te kunnen onderzoeken. We gebruiken je gegevens niet om AI-modellen te trainen.

Pairoli neemt geen besluiten over je die rechtsgevolgen hebben of je op een vergelijkbare manier wezenlijk raken. Koppelingen zijn voorstellen die je altijd zelf kunt aanpassen.

We bewaren gegevens niet langer dan nodig:

• Account: zolang je account bestaat. Verwijder je je account in de instellingen, dan verwijderen we je gebruikersgegevens direct.
• Facturen, afschriften en e-mails: zolang het team bestaat waar ze in staan. Verwijder je een factuur of afschrift, dan verwijderen we ook het bestand. Verwijder je een team, dan is het direct niet meer toegankelijk; op verzoek via privacy@pairoli.com verwijderen we alle gegevens en bestanden van het team binnen 30 dagen definitief.
• Oorspronkelijke e-mails: de volledige e-mail zoals die bij je doorstuuradres binnenkwam, verwijderen we automatisch 90 dagen na ontvangst. De factuur en de gegevens die we eruit hebben gehaald, blijven bewaard.
• AI-verzoeken: de geschoonde tekst en het antwoord van Mistral: 30 dagen.
• Activiteitenlog: 365 dagen; daarna worden de regels automatisch verwijderd.
• Ingelogde sessies: tot de sessie verloopt of je uitlogt.
• Koppeling met je AI-assistent: toegangssleutels zijn 12 uur geldig en kunnen 30 dagen worden vernieuwd. Verlopen en ingetrokken sleutels verwijderen we dagelijks.
• Administratie: onze facturen aan jou en de bijbehorende betaalgegevens bewaren we 7 jaar, omdat de belastingwet dat verplicht.

We verkopen je gegevens niet en delen ze niet met adverteerders. Om Pairoli te laten werken, schakelen we de subverwerkers hieronder in. Met elk van hen hebben we een verwerkersovereenkomst (DPA). Zij mogen je gegevens alleen gebruiken voor de dienst die ze aan ons leveren.

We geven gegevens alleen aan anderen als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld na een rechtmatig verzoek van een overheidsinstantie.

Pairoli draait in de EU: de app op een server in de EU, bestanden in Frankfurt, e-mail via de EU-regio van Mailgun, foutmeldingen bij Sentry in Frankfurt en AI bij Mistral in Frankrijk.

Een aantal subverwerkers is een Amerikaans bedrijf of heeft een moederbedrijf in de VS, zoals Laravel (Forge), Sentry, Cloudflare en Stripe. Komen gegevens daardoor buiten de Europese Economische Ruimte terecht, dan gebeurt dat alleen met passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

We nemen onder meer deze maatregelen:

• Versleutelde verbinding: Pairoli is alleen via HTTPS bereikbaar.
• Inloggen: wachtwoorden slaan we alleen op als hash, en je kunt tweestapsverificatie met een authenticator-app aanzetten.
• Gescheiden teams: gegevens horen altijd bij één team en zijn alleen zichtbaar voor de leden van dat team.
• Minder gegevens naar AI: gevoelige gegevens halen we uit tekst voordat die naar Mistral gaat, en we controleren elk antwoord.
• Foutmeldingen zonder inhoud: factuurtekst, afschriftregels, winkelnamen en e-mailadressen filteren we uit foutmeldingen voordat ze naar Sentry gaan.
• Versleutelde PDF-wachtwoorden: stel je een standaardwachtwoord in voor beveiligde facturen, dan slaan we dat versleuteld op.
• Geen bank- of leverancierswachtwoorden: Pairoli heeft geen toegang tot je bank of creditcard en bewaart geen inloggegevens van je leveranciers.

Pairoli gebruikt alleen cookies die nodig zijn om de website en de app te laten werken, of die een keuze van jou onthouden. We gebruiken geen analytische cookies, geen advertentiecookies en geen trackers van derden. Daarom vragen we je ook niet om toestemming voor cookies.

Onder de AVG heb je de volgende rechten:

• Inzage: je mag weten welke gegevens we van je verwerken.
• Correctie: kloppen je gegevens niet, dan pas je ze aan of passen wij ze aan.
• Verwijdering: je kunt vragen om je gegevens te verwijderen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren.
• Beperking: je kunt vragen om de verwerking tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld terwijl we een correctie beoordelen.
• Overdraagbaarheid: je kunt je gegevens in een gangbaar formaat krijgen, zodat je ze kunt meenemen.
• Bezwaar: tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang kun je bezwaar maken.

Je kunt je rechten gebruiken door te mailen naar privacy@pairoli.com. We reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat iemand anders jouw gegevens opvraagt, kunnen we je vragen te bevestigen dat het verzoek van jou komt. Gaat je verzoek over facturen of afschriften van een klant van Pairoli, dan sturen we het door naar die klant, want die is daarvoor verantwoordelijk.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten via privacy@pairoli.com, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

We passen deze privacyverklaring aan als Pairoli of de wet verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd. Bij belangrijke wijzigingen, zoals een nieuwe subverwerker, laten we het je vooraf per e-mail weten.