Algemene voorwaarden

Wie levert Pairoli

Naam

Marshmallow

Adres

Flemingweg 18-P
2408 AV Alphen aan den Rijn
Nederland

KvK-nummer

76656756

Btw-nummer

NL860728328B01

E-mail

support@pairoli.com

Artikel 1 Definities

1. 1.1 Pairoli, wij, ons: Marshmallow, de onderneming die Pairoli ontwikkelt en levert, met de gegevens die bovenaan deze voorwaarden staan.
2. 1.2 Dienst: de online software Pairoli, bereikbaar via pairoli.com, inclusief het doorstuuradres voor facturen, het uitlezen en koppelen van creditcardafschriften, de exports en de koppeling voor AI-assistenten.
3. 1.3 Klant, jij, je: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een account aanmaakt en de dienst gebruikt in de uitoefening van een beroep of bedrijf.
4. 1.4 Gebruiker: iedere persoon die via het account van de klant toegang heeft tot een team in Pairoli.
5. 1.5 Team: de omgeving in Pairoli waarin facturen, afschriften en instellingen van de klant worden bewaard. Een account heeft ten minste één team.
6. 1.6 Abonnement: het gratis of betaalde pakket (Gratis, Starter, Pro of Team) dat de klant heeft gekozen, met de functies en limieten die op de prijzenpagina staan.
7. 1.7 Klantgegevens: alle gegevens die de klant of zijn gebruikers in Pairoli zetten of laten binnenkomen, zoals doorgestuurde e-mails, facturen, creditcardafschriften en afschriftregels, en de gegevens die Pairoli daaruit afleidt.
8. 1.8 Overeenkomst: de afspraak tussen Pairoli en de klant over het gebruik van de dienst, waarvan deze voorwaarden en de privacyverklaring deel uitmaken.

Artikel 2 Toepasselijkheid

1. 2.1 Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van de dienst en voor elke overeenkomst tussen Pairoli en de klant.
2. 2.2 Pairoli is bedoeld voor zakelijk gebruik door zzp’ers en het mkb. Door een account aan te maken verklaar je dat je handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf.
3. 2.3 Algemene voorwaarden of inkoopvoorwaarden van de klant gelden niet, tenzij we dat schriftelijk met je hebben afgesproken.
4. 2.4 Is een bepaling uit deze voorwaarden nietig of wordt die vernietigd, dan blijven de andere bepalingen gewoon gelden. We vervangen de bepaling dan door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk bij de bedoeling van de oorspronkelijke ligt.
5. 2.5 Deze voorwaarden zijn er in het Nederlands en het Engels. Bij verschil tussen de twee versies gaat de Nederlandse versie voor.

Artikel 3 De dienst

1. 3.1 Met Pairoli stuur je facturen van leveranciers door naar een persoonlijk doorstuuradres of upload je ze zelf. Aan het eind van de maand upload je je creditcardafschrift als PDF of CSV. Pairoli koppelt de regels op het afschrift aan de facturen en maakt één samengevoegde PDF voor je boekhouder.
2. 3.2 Pairoli is geen boekhoudpakket, accountant of belastingadviseur. De dienst helpt je om je administratie compleet te krijgen; de boekhouding en aangiftes zelf doe je of laat je doen buiten Pairoli.
3. 3.3 Pairoli heeft geen toegang tot je bankrekening of creditcard. Je levert afschriften zelf aan.
4. 3.4 We ontwikkelen Pairoli steeds verder. We mogen functies toevoegen, wijzigen of beëindigen. Verdwijnt een functie die wezenlijk is voor jouw betaalde abonnement, dan laten we je dat vooraf weten en mag je je abonnement opzeggen per de datum waarop de wijziging ingaat.
5. 3.5 Functies die als “binnenkort” zijn aangeduid, zijn nog niet beschikbaar. Je kunt er geen rechten aan ontlenen.

Artikel 4 Account en team

1. 4.1 Om Pairoli te gebruiken maak je een account aan met juiste en volledige gegevens. Je houdt die gegevens actueel.
2. 4.2 Je bent verantwoordelijk voor je inloggegevens en voor alles wat via je account gebeurt. Kies een sterk wachtwoord en zet bij voorkeur tweestapsverificatie aan. Vermoed je dat iemand anders toegang heeft tot je account, laat het ons dan direct weten via support@pairoli.com.
3. 4.3 Je persoonlijke doorstuuradres is gekoppeld aan je team. Iedereen die dit adres kent, kan er e-mail naartoe sturen. Deel het alleen met leveranciers en mensen die je vertrouwt.
4. 4.4 Nodig je andere gebruikers uit in een team, dan krijgen zij toegang tot de klantgegevens in dat team. Jij bepaalt wie je uitnodigt en zorgt ervoor dat zij deze voorwaarden naleven. Wat zij in het team doen, geldt tegenover ons als jouw handelen.
5. 4.5 Het account is van de klant. Een gebruiker die uit een team vertrekt, verliest de toegang tot dat team; de gegevens in het team blijven van de klant.

Artikel 5 Abonnementen en prijzen

1. 5.1 Pairoli kent een gratis abonnement en de betaalde abonnementen Starter, Pro en Team. Welke functies en limieten bij welk abonnement horen, staat op de prijzenpagina zoals die gold op het moment dat je het abonnement afsloot of verlengde.
2. 5.2 Betaalde abonnementen sluit je af per maand of per jaar. Een jaarabonnement kost tien keer de maandprijs en betaal je vooraf.
3. 5.3 Alle prijzen zijn in euro’s en exclusief btw.
4. 5.4 Je kunt op elk moment overstappen naar een hoger abonnement; dat gaat direct in. Overstappen naar een lager abonnement gaat in aan het begin van de volgende abonnementsperiode. Zit je met je gebruik boven de limieten van het lagere abonnement, dan kun je bestaande gegevens blijven inzien maar niet verder uitbreiden tot je weer binnen de limiet zit.
5. 5.5 We mogen onze prijzen aanpassen. Een prijsverhoging laten we je ten minste 30 dagen voordat die voor jou ingaat per e-mail weten. Ze geldt pas vanaf je eerstvolgende abonnementsperiode. Ben je het er niet mee eens, dan kun je je abonnement opzeggen voordat de nieuwe prijs ingaat.
6. 5.6 We mogen het gratis abonnement wijzigen of beëindigen. Dat laten we je ten minste 30 dagen van tevoren weten.

Artikel 6 Betaling, btw en verlenging

1. 6.1 Je betaalt een betaald abonnement vooraf per abonnementsperiode. Betalingen lopen via onze betaaldienstverlener Stripe. Je factuur ontvang je per e-mail.
2. 6.2 Btw brengen we in rekening volgens de geldende regels. Je zorgt ervoor dat je bedrijfsgegevens, zoals je btw-nummer, juist zijn ingevuld.
3. 6.3 Een betaald abonnement wordt aan het eind van elke periode automatisch verlengd met een periode van dezelfde lengte, tegen de dan geldende prijs, tot je het opzegt.
4. 6.4 Lukt een betaling niet, dan proberen we het opnieuw en laten we het je weten. Is de betaling 14 dagen na onze melding nog steeds niet gelukt, dan mogen we je account terugzetten naar het gratis abonnement of de dienst opschorten tot er betaald is.

Artikel 7 Opzeggen en terugbetaling

1. 7.1 Je kunt een maandabonnement elke maand opzeggen. De opzegging gaat in aan het eind van de lopende maand.
2. 7.2 Een jaarabonnement kun je op elk moment opzeggen tegen het eind van het lopende jaar. Het wordt dan niet verlengd.
3. 7.3 Na het eind van een opgezegd betaald abonnement valt je account terug naar het gratis abonnement. Je gegevens blijven dan bewaard, tenzij je je account of team verwijdert (zie artikel Beëindiging en verwijderen van gegevens).
4. 7.4 Bedragen die je al hebt betaald voor een lopende periode betalen we niet terug, ook niet als je eerder stopt of minder gebruikt, tenzij de wet ons verplicht om dat wel te doen.

Artikel 8 Redelijk gebruik

1. 8.1 Bij sommige abonnementen staat “onbeperkt” of “onbeperkt*”. Dat betekent onbeperkt binnen redelijk gebruik: het gebruik dat past bij de eigen administratie van één bedrijf, met de eigen creditcards van dat bedrijf.
2. 8.2 Geen redelijk gebruik is bijvoorbeeld: met één account de administratie verwerken van meerdere bedrijven of klanten (bijvoorbeeld als boekhoudkantoor), bestanden uploaden die niets met je creditcardafschriften te maken hebben, of Pairoli geautomatiseerd belasten op een manier die de dienst voor anderen trager maakt.
3. 8.3 Gaat je gebruik structureel ver boven wat redelijk is, dan nemen we eerst contact met je op. Samen zoeken we een passende oplossing, zoals een ander abonnement. Komen we er niet uit, dan mogen we na 30 dagen het gebruik beperken tot een redelijk niveau.
4. 8.4 Voor het automatisch uitlezen en koppelen met AI geldt een limiet per periode, zodat de kosten beheersbaar blijven. Is die limiet bereikt, dan zet Pairoli voor de rest van die periode geen AI meer in. Je kunt regels dan nog steeds zelf koppelen.

Artikel 9 Wat niet mag

1. 9.1 Je gebruikt Pairoli alleen voor je eigen, rechtmatige administratie. Je mag Pairoli niet gebruiken om de wet te overtreden of om rechten van anderen te schenden.
2. 9.2 Het is niet toegestaan om: de beveiliging van Pairoli te omzeilen of te testen zonder onze schriftelijke toestemming; toegang te zoeken tot gegevens van andere klanten; malware, spam of andere schadelijke inhoud naar Pairoli te sturen; de dienst te kopiëren, door te verkopen of beschikbaar te stellen aan derden; of de software na te maken of te decompileren, voor zover de wet dat niet toestaat.
3. 9.3 Je stuurt alleen gegevens naar Pairoli die je mag verwerken. Je hebt de rechten en toestemmingen die daarvoor nodig zijn.

Artikel 10 Jouw gegevens

1. 10.1 De klantgegevens zijn en blijven van jou. Pairoli krijgt alleen het recht om ze te gebruiken voor zover dat nodig is om de dienst te leveren, te beveiligen en te verbeteren, zoals in deze voorwaarden en de privacyverklaring staat.
2. 10.2 We gebruiken de inhoud van je facturen en afschriften niet voor andere doeleinden, verkopen ze niet en gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen.
3. 10.3 Je kunt je samengevoegde PDF’s en exports op elk moment downloaden. Je bent zelf verantwoordelijk voor het bewaren van je administratie zolang de wet dat van je vraagt; Pairoli is geen archief voor de fiscale bewaarplicht.
4. 10.4 Voor je account en je abonnement zijn wij zelf verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Hoe we dat doen, staat in onze privacyverklaring: https://pairoli.com/privacy.

Artikel 11 Verwerkersafspraken

1. 11.1 In facturen, e-mails en afschriften kunnen persoonsgegevens staan. Voor die gegevens ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en is Pairoli verwerker in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit artikel geldt als verwerkersovereenkomst tussen jou en Pairoli.
2. 11.2 We verwerken deze persoonsgegevens alleen om de dienst aan jou te leveren en volgens jouw instructies. Jouw instructies zijn de instellingen en handelingen die je in Pairoli doet en deze overeenkomst. Verplicht de wet ons tot een andere verwerking, dan laten we je dat vooraf weten, tenzij de wet dat verbiedt.
3. 11.3 Iedereen die bij Pairoli toegang heeft tot deze gegevens is tot geheimhouding verplicht.
4. 11.4 We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beveiligen. Welke dat zijn, staat in onze privacyverklaring.
5. 11.5 Je geeft ons algemene toestemming om de subverwerkers in te schakelen die in onze privacyverklaring staan. Met elke subverwerker hebben we afspraken gemaakt die ten minste dezelfde bescherming bieden als dit artikel. Willen we een subverwerker toevoegen of vervangen, dan passen we de lijst vooraf aan en laten we het je per e-mail weten. Heb je een gegronde reden om bezwaar te maken, dan zoeken we samen een oplossing; lukt dat niet, dan mag je de overeenkomst opzeggen.
6. 11.6 We helpen je, voor zover redelijk, bij verzoeken van betrokkenen (bijvoorbeeld om inzage of verwijdering) en bij je andere verplichtingen onder de AVG, zoals een gegevensbeschermingseffectbeoordeling.
7. 11.7 Ontdekken we een inbreuk in verband met persoonsgegevens die jouw gegevens raakt, dan melden we je dat zonder onredelijke vertraging. We geven je de informatie die je nodig hebt om de inbreuk zo nodig zelf te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.
8. 11.8 We verwerken de gegevens in de Europese Economische Ruimte. Doorgifte naar een land daarbuiten gebeurt alleen met passende waarborgen, zoals beschreven in de privacyverklaring.
9. 11.9 Na het eind van de overeenkomst verwijderen we de gegevens zoals beschreven in het artikel Beëindiging en verwijderen van gegevens, tenzij de wet ons verplicht ze te bewaren.
10. 11.10 We geven je op verzoek de informatie die nodig is om aan te tonen dat we ons aan dit artikel houden. Een audit door een onafhankelijke deskundige is mogelijk na overleg, op jouw kosten en niet vaker dan eens per jaar, tenzij er een concrete aanwijzing is dat we ons niet aan de afspraken houden.

Artikel 12 Automatisch koppelen en AI

1. 12.1 Pairoli leest facturen en afschriften automatisch uit en stelt koppelingen voor. Dat gebeurt eerst met vaste regels; alleen bij twijfel helpt een AI-model van Mistral AI mee, zoals beschreven in de privacyverklaring.
2. 12.2 Wat de AI teruggeeft, controleren we op onze servers: Pairoli koppelt een regel alleen aan een factuur die al in je eigen team staat.
3. 12.3 Automatisch uitlezen en koppelen is een hulpmiddel en kan fouten maken. Bijvoorbeeld een verkeerd bedrag, een verkeerde datum of een verkeerde koppeling. Controleer het resultaat voordat je het aan je boekhouder geeft. Je kunt elke koppeling zelf aanpassen.
4. 12.4 Je blijft zelf verantwoordelijk voor je administratie, je boekhouding en je belastingaangiftes, waaronder de btw-aangifte. Pairoli is niet aansprakelijk voor de gevolgen van een fout in een uitgelezen of gekoppeld gegeven die je had kunnen zien als je het resultaat had gecontroleerd.

Artikel 13 Je eigen AI-assistent koppelen

1. 13.1 Bij sommige abonnementen kun je je eigen AI-assistent (zoals Claude) aan Pairoli koppelen, bijvoorbeeld om ontbrekende facturen op te halen. Die koppeling maak je zelf en loopt via een beveiligde aanmelding (OAuth).
2. 13.2 De assistent werkt onder jouw eigen account bij die aanbieder en onder de voorwaarden van die aanbieder. Wat jij de assistent laat opvragen of doen in Pairoli, valt onder jouw verantwoordelijkheid. De aanbieder van de assistent is geen subverwerker van Pairoli.
3. 13.3 Pairoli bewaart geen wachtwoorden of inloggegevens van je leveranciers. Je assistent haalt facturen op in je eigen browser.

Artikel 14 Beschikbaarheid en onderhoud

1. 14.1 We doen ons best om Pairoli altijd goed bereikbaar en bruikbaar te houden. We geven geen garantie op een bepaalde beschikbaarheid; er geldt geen service level agreement (SLA).
2. 14.2 Voor onderhoud en updates kan Pairoli tijdelijk niet of beperkt beschikbaar zijn. We plannen gepland onderhoud zoveel mogelijk buiten kantoortijden en kondigen langer onderhoud vooraf aan.
3. 14.3 Pairoli is afhankelijk van diensten van derden, zoals de ontvangst van e-mail en de AI-dienst. Werkt zo’n dienst tijdelijk niet, dan kan een deel van Pairoli later verwerkt worden of tijdelijk niet werken.

Artikel 15 Aansprakelijkheid

1. 15.1 Is Pairoli aansprakelijk tegenover de klant, dan is die aansprakelijkheid beperkt tot directe schade en tot ten hoogste het bedrag dat de klant in de twaalf maanden vóór de gebeurtenis die de schade veroorzaakte aan Pairoli heeft betaald voor de dienst.
2. 15.2 Pairoli is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie, boetes of naheffingen van de Belastingdienst, en verlies of beschadiging van gegevens voor zover de klant die zelf had kunnen bewaren.
3. 15.3 De beperkingen in dit artikel gelden niet als de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Pairoli of haar leidinggevenden.
4. 15.4 Je kunt alleen een vergoeding vragen als je de schade zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen twaalf maanden nadat je die ontdekte, schriftelijk bij ons meldt.
5. 15.5 Pairoli is niet aansprakelijk als ze haar verplichtingen niet kan nakomen door overmacht, zoals storingen bij leveranciers of internetproviders, stroomuitval, cyberaanvallen die we redelijkerwijs niet konden voorkomen, of maatregelen van de overheid.

Artikel 16 Opschorten

1. 16.1 We mogen je toegang tot Pairoli tijdelijk blokkeren of beperken als je in strijd handelt met deze voorwaarden, als een betaling na herinnering uitblijft, of als dat nodig is om schade aan Pairoli, andere klanten of derden te voorkomen.
2. 16.2 Waar mogelijk waarschuwen we je eerst en geven we je de gelegenheid om het probleem op te lossen. We heffen de blokkade op zodra de reden ervoor is weggenomen.

Artikel 17 Beëindiging en verwijderen van gegevens

1. 17.1 Je kunt de overeenkomst op elk moment beëindigen door je account te verwijderen in de instellingen of door ons te mailen via support@pairoli.com. Voor een lopend betaald abonnement geldt wat in het artikel Opzeggen en terugbetaling staat.
2. 17.2 We mogen de overeenkomst beëindigen met een opzegtermijn van ten minste 30 dagen. Bij een ernstige of herhaalde overtreding van deze voorwaarden mogen we de overeenkomst direct beëindigen.
3. 17.3 Verwijder je je account, dan verwijderen we direct je gebruikersgegevens en je toegang tot je teams. De facturen, afschriften en andere klantgegevens horen bij een team. Verwijder je een team, dan is het direct niet meer toegankelijk.
4. 17.4 Wil je dat we alle gegevens van je team definitief verwijderen, inclusief de opgeslagen bestanden? Mail dan naar privacy@pairoli.com. We verwijderen de gegevens binnen 30 dagen na je verzoek en bevestigen dat aan je. Doorgestuurde e-mails in hun oorspronkelijke vorm verwijderen we sowieso automatisch 90 dagen na ontvangst.
5. 17.5 Gegevens die we op grond van de wet moeten bewaren, zoals onze facturen aan jou en de bijbehorende betaalgegevens, bewaren we zolang die wettelijke plicht geldt.
6. 17.6 Download je samengevoegde PDF’s en exports voordat je je account of team verwijdert. Na definitieve verwijdering kunnen we je gegevens niet meer terughalen.

Artikel 18 Intellectueel eigendom

1. 18.1 Alle rechten op Pairoli, zoals de software, het ontwerp, de teksten, de ophaalrecepten en het merk, blijven bij Pairoli of haar licentiegevers. Je krijgt voor de duur van de overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de dienst te gebruiken volgens deze voorwaarden.
2. 18.2 Stuur je ons ideeën of suggesties voor Pairoli, dan mogen we die vrij gebruiken, zonder dat we je daarvoor iets verschuldigd zijn.

Artikel 19 Wijzigingen van deze voorwaarden

1. 19.1 We mogen deze voorwaarden wijzigen. Wezenlijke wijzigingen laten we je ten minste 30 dagen voordat ze ingaan per e-mail weten. Kleine of puur redactionele wijzigingen voeren we door zonder aankondiging.
2. 19.2 Ben je het niet eens met een wezenlijke wijziging, dan kun je de overeenkomst opzeggen voordat de wijziging ingaat. Gebruik je Pairoli na de ingangsdatum, dan gelden de gewijzigde voorwaarden.
3. 19.3 De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging.

Artikel 20 Toepasselijk recht en geschillen

1. 20.1 Op de overeenkomst en deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
2. 20.2 Heb je een klacht of een geschil met ons, mail ons dan eerst via support@pairoli.com. We proberen er samen in overleg uit te komen. Lukt dat niet, dan kunnen we in onderling overleg een mediator inschakelen.
3. 20.3 Komen we er in overleg of via mediation niet uit, dan worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Den Haag.

Artikel 21 Contact

1. 21.1 Vragen over deze voorwaarden of over je abonnement? Mail naar support@pairoli.com. Vragen over privacy en je gegevens? Mail naar privacy@pairoli.com.